0.1 سياسة نظام الإدارة والهدف
سياسة الجودة: المشاركة الكاملة والإشراف الفعال والتحسين المستمر.
يستخدم جميع الأعضاء طريقة الإدارة الخالية من الهدر لإنشاء وتحسين نظام إدارة الجودة. يجب أن تمتثل عملية الإنتاج بأكملها لمتطلبات اللوائح ذات الصلة. الامتثال للجودة هو مبدأ تنظيم الإنتاج والمبيعات. التحسين المستمر لجودة المنتج هو الهدف الأبدي للشركة. من خلال القضاء على جميع المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على جودة المنتج ، تعمل الشركة باستمرار على تحسين جودة المنتجات لتلبية متطلبات العملاء.
0.2 دليل نظام إدارة الجودة
1 النطاق
تم إعداد "دليل الجودة" هذا لمراقبة حالة الإنتاج والتشغيل وخطة التطوير المتوسطة والطويلة الأجل لشركة Cestoil Chemical Inc. وفقا لمتطلبات معايير GB / T19001 ، تضع الشركة سياسة الجودة والهدف ، وتنص على نظام إدارة الجودة ، وتحدد متطلبات جودة المنتج لمختلف الإدارات الوظيفية وورش الإنتاج ، وتوضح الأدوار والمعايير في أنظمة إدارة الجودة ، وتوضح عناصر أنشطة الرقابة لأنظمة إدارة الجودة.
تم شرح جميع الجوانب من حيث المبدأ والإجراءات والوسائل والأساليب لجودة المنتج.
وقد وضعت لوائح وتعليمات واضحة.
2 المراجع المعيارية
2.1 المعايير المعيارية
2.1.1 GB / T19000-2017 / ISO 9000: 2015 ، أنظمة إدارة الجودة - الأساسيات والمفردات
2.1.2 GB / T19001-2017 / ISO 9001: 2015 ، أنظمة إدارة الجودة - المتطلبات
3 المصطلحات والتعاريف
3.1 يستخدم نظام إدارة الجودة المصطلحات والتعاريف المنصوص عليها في GB / T19000-2017 / ISO 9000: 2015
3.2 نظام إدارة الجودة: إنه اختصار لنظام إدارة الجودة الذي تم إنشاؤه وفقا ل GB / T19000-2017 / ISO 9001: 2015
3.3 الأطراف ذات الصلة: تشير إلى العملاء وإدارات الإشراف الحكومية والموردين والموظفين وسكان المجتمع والغرباء الذين يسمح لهم بدخول مكان العمل.
3.4 الشركة: تشير إلى اختصار Cestoil Chemical Inc.
4 سياق المنظمة
4.1 فهم المنظمة وسياقها
كجزء من تطوير نظام الإدارة هذا ولضمان ملاءمته المستمرة ، حددت الإدارة القضايا الداخلية والخارجية ذات الصلة بغرض شركة Cestoil Chemical Inc. وتوجهها الاستراتيجي والتي يتم أخذها في الاعتبار عند تطوير نظام الإدارة ويتم مراجعتها بشكل دوري.
4.2 فهم احتياجات وتوقعات الأطراف المعنية
نظرا لتأثيرها أو تأثيرها المحتمل على قدرة المؤسسة على توفير المنتجات والخدمات التي تلبي متطلبات العملاء والمتطلبات القانونية والتنظيمية المعمول بها باستمرار ، تحدد الشركة وتقرر ما يلي:
أ) الأطراف المهتمة ذات الصلة بنظام إدارة الجودة هي: العملاء والموردين الخارجيين والموظفين والمستثمر والمجتمع.
ب) متطلبات الأطراف المعنية المذكورة أعلاه ذات الصلة بنظام إدارة الجودة. تقوم الإدارات ذات الصلة بنظام الإدارة بمراقبة ومراجعة المعلومات حول هذه الأطراف المهتمة ومتطلباتها ذات الصلة. لا سيما بالنظر إلى هذه المتطلبات والتوقعات التي ستصبح التزام الامتثال. يمكن أن يشمل التزام الامتثال على سبيل المثال لا الحصر: متطلبات تصريح التشغيل.
4.3 تحديد نطاق نظام الإدارة
يأخذ نطاق نظام الإدارة والدليل في الاعتبار 4.1) القضايا الخارجية والداخلية ، 4.2) التزامات الامتثال ، وأنشطتنا التجارية وسلطتنا وقدرتنا على ممارسة الرقابة والتأثير بناء على فهم احتياجات وتوقعات الأطراف المعنية.
النطاق هو إنتاج ثلاثي ميثيل بنزين مختلط ، رباعي ميثيل بنزين مختلط ، زيت عطري ثقيل ، محسنات التدفق البارد (EVA) والمضافات الكيميائية البترولية (نوع الأحماض الدهنية ومحسن تزييت الديزل من نوع الأحماض الدهنية ، إضافات الزيت) وأنشطة إدارة الصحة والسلامة المهنية ذات الصلة.
تم تطوير نظام الإدارة بناء على متطلبات ISO 9001: 2015 ، وتم معالجة جميع المتطلبات وإدراجها مع الاستثناءات أدناه:
لم يتم تضمين القسم 8.3 التصميم والتطوير لأن Cestoil Chemical Inc. لا تقوم بهذه الأنشطة.
4.4 نظام الإدارة وعملياته
4.4.1 قامت إدارة شركة Cestoil Chemical Inc. بما يلي: تطوير نظام إدارة الجودة بناء على متطلبات المعايير التالية:
متطلبات ISO 9001: 2015 لأنظمة إدارة الجودة
الإدارة لديها:
أ) تحديد العمليات والتسلسلات والتفاعلات اللازمة لنظام الإدارة للعمليات التجارية
ب) تحديد المدخلات المطلوبة والمخرجات المتوقعة من هذه العمليات
ج) تحديد المعايير والأساليب اللازمة للتحكم الفعال في العمليات وتشغيلها
(د) ضمان توافر الموارد والمعلومات اللازمة لدعم تشغيل العمليات ورصدها
ه) المسؤوليات والسلطات المسندة لهذه العمليات
و) معالجة الفرص المرتبطة بالعمليات
ز) تنفيذ الإجراءات اللازمة لرصد النتائج وإجراء التغييرات لتحقيق النتائج المخطط لها والتحسين المستمر
(ح) تحسين عمليات نظام الإدارة
4-4-2 تقوم الإدارة بما يلي:
5 القيادة
5.1 القيادة والالتزام
5.1.1 عام
أجرى المدير الشامل إدارة الجودة ويتحمل مسؤولية محددة عن إنشاء نظام الإدارة وصيانته وتحسينه باستمرار.
تظهر الإدارة القيادة والالتزام فيما يتعلق بنظام الإدارة من خلال أفعالها وكلماتها:
أ) تقبل الإدارة المساءلة عن فعالية نظام الإدارة.
ب) تضمن الإدارة أن بيان نظام إدارة شركة Cestoil Chemical Inc. والأهداف ذات الصلة متوافقة مع سياق الشركة واتجاهها الاستراتيجي ، وتضمن أن عمليات نظام الإدارة مدمجة في عملياتنا اليومية.
ج) تدرك الإدارة أهمية نهج العملية ، الذي يحدد مدخلات ومخرجات العملية وأهمية التفكير القائم على المخاطر كنهج استباقي للعمليات الفعالة والتحسين المستمر
د) من خلال التخطيط ، تضمن الإدارة توفير الموارد الكافية لنظام الإدارة والعمليات اليومية
ه) من خلال المشاركة مع جميع الموظفين ومن خلال التدريب ، تضمن الإدارة فهم أهمية نظام الإدارة والحاجة إلى التوافق مع متطلباته.
و) من خلال مراقبة النتائج ، تضمن الإدارة أن يحقق نظام الإدارة النتائج المرجوة وأن أهدافنا قد تحققت.
ز) من خلال القيادة الواضحة ، تشرك الإدارة الموظفين وتوجههم وتدعمهم لتحسين فعالية نظام الإدارة وبالمثل المساهمة في نجاح Cestoil Chemical Inc.
ح) تدعم الإدارة الأدوار الإدارية الأخرى لإظهار قيادتها في مجالات مسؤوليتها.
ط) التأكد من أن المسؤولين يديرون العمليات التجارية على النحو المطلوب.
5.1.2 التركيز على العملاء
للتركيز على العملاء وتعزيز رضا العملاء ، يطلب المدير العام من جميع الإدارات وجميع الموظفين:
أ) تحديد المخاطر والفرص التي يمكن أن تؤثر على امتثال المنتجات والخدمات والاستجابة لها لتعزيز رضا العملاء
ب) النظر بشكل كامل في متطلبات العملاء في عملية إدارة التنفيذ بأكملها لتعزيز رضا العملاء
ج) التأكد من أن وظائف المنتج والأداء والمؤشرات الفنية وتواريخ التسليم وعمر المنتج والخدمات تلبي متطلبات العميل والقوانين واللوائح المعمول بها ،
د) فهم الاحتياجات والتوقعات الحالية والمستقبلية للعملاء من خلال الدراسات الاستقصائية والبحث والتحليل والتواصل مع العملاء لتعزيز رضا العملاء
ه) جمع ملاحظات العملاء ومعلومات الخدمة وتلبية متطلبات العملاء من خلال التحسين المستمر
و) يضمن المدير العام وجود آليات لجمع ملاحظات العملاء بانتظام حول جودة المنتج وتحسينه.
5.2 السياسة
5.2.1 وضع سياسة الإدارة
يقوم المدير العام بإنشاء سياسة الجودة والموافقة عليها رسميا وإصدارها. وتأكد من ذلك:
أ) متوافق مع غرض الشركة ، بما يتفق مع التوجه الاستراتيجي للشركة
ب) مناسب لطبيعة وحجم أنشطة ومنتجات وخدمات الشركة ؛
ج) يتضمن الالتزام بتلبية المتطلبات والتحسين المستمر لفعالية نظام الإدارة
د) لديه التزام بالامتثال للقوانين واللوائح والمتطلبات الأخرى
ه) يوفر إطارا لتطوير ومراجعة الأهداف
و) يحصل على التواصل والتفاهم داخل الشركة ؛
ز) تمت مراجعته للتأكد من ملاءمته المستمرة
5.2.2 توصيل سياسة الإدارة
يجب على المدير العام التأكد من أن سياسة الجودة يجب أن تكون:
أ) أن تكون متاحة ، ويتم الاحتفاظ بها كمعلومات موثقة ، ويتم تعديلها إذا لزم الأمر وإصدارها كموافقة.
ب) أن يتم توصيلها وفهمها وتطبيقها داخل المنظمة ؛
ج) أن تكون متاحة للأطراف المعنية ذات الصلة ، حسب الاقتضاء.
5.3 الأدوار والمسؤوليات والسلطات التنظيمية
يضمن المدير العام تنظيم الواجبات والسلطات داخل الشركة وإبلاغها ، وتحديد المسؤولية والمؤهلات لكل منصب ، وتحديد الواجبات والسلطات والعلاقات بين الإدارات المختلفة وأنواع مختلفة من الموظفين ، وتوضيح قيادة كل قسم على إدارة الجودة لقسم معين.
المدير العام مسؤول عن إدارة جودة المنتج النهائي ، وتحديد نظام التقارير والإجراءات التصحيحية وإجراءات الرقابة الوقائية ، وما إلى ذلك ، من أجل:
أ) التأكد من أن نظام إدارة الجودة يلبي متطلبات هذا المعيار
ب) التأكد من أن كل عملية تتفاعل وتحقق الناتج المتوقع
ج) تقرير عن أداء نظام إدارة الجودة وفرص تحسينه ، وخاصة للإدارة العليا ؛
د) ضمان تعزيز التركيز على العملاء في جميع أنحاء الشركة
ه) ضمان الحفاظ على سلامة نظام إدارة الجودة عند تخطيطه وتنفيذه.
و) التأكد من وعي الموظفين بالجودة
ز) تحديد وتجهيز الموارد اللازمة لإدارة الجودة
6 التخطيط
6.1 إجراءات لمعالجة المخاطر والفرص
6.1.1 تضمن إدارتنا أن التخطيط لتصميم نظام الإدارة يتضمن النظر في سياق أعمالنا واحتياجات وتوقعات الأطراف المعنية كما هو موضح في الأقسام 4.1 و 4.2 من هذا الدليل. وهذا يشمل المخاطر والفرص المتعلقة بالجودة وكذلك الجوانب الأخرى التي يمكن أن تتأثر بها الشركة.
يهدف التخطيط إلى توفير:
أ) الإجراءات التي من شأنها أن تعطي ضمانا بأن نظام الإدارة يمكن أن يعمل على النحو المطلوب ويوفر نتائج تلبي احتياجاتنا واحتياجات عملائنا
ب) إجراءات لتحسين النتائج المرغوبة ومنع أو تقليل النتائج السلبية
ج) تحسين عملياتنا التجارية وعمليات نظام الإدارة
د) التأكد من أن جميع المتطلبات القانونية والتنظيمية معروفة ومستوفاة.
تم النظر في حالات الطوارئ المحتملة التي تقع تحت سيطرتنا ، وهي ضئيلة بسبب نوع المواد التي تتم معالجتها في مستودعاتنا.
حالات الطوارئ المحتملة الخارجة عن سيطرتنا المباشرة هي تلك المتعلقة بتخزين المواد الكيميائية السائبة ونقلها وتسليمها. مقدمو الخدمات الخارجيون مسؤولون عن جميع جوانب هذا. نحن نقلل من مخاطر الانسكابات أو الأحداث السلبية الأخرى من خلال تقييم مقدمي الخدمات للتأكد من أن لديهم جميع الضوابط المطلوبة لتجنب المشاكل ، بالإضافة إلى وجود عمليات للاستجابة.
6.1.2 يتضمن تخطيط نظام الإدارة دمج الإجراءات المذكورة أعلاه في عملياتنا التجارية وعمليات نظام الإدارة ، مما يضمن أنها مناسبة لمستوى المخاطر أو الفرصة.
6.2 الجودة والأهداف البيئية والتخطيط لتحقيقها
6.2.1 مؤشر الهدف والأداء
قامت الإدارة جنبا إلى جنب مع الموظفين بتطوير نظام الإدارة والأهداف ذات الصلة في الوظائف والمستويات المناسبة التي تهدف إلى دفع التحسين. يتم تسجيل هذه الأهداف و:
أ) دعم سياسة نظام إدارة شركة Cestoil Chemical Inc.
ب) قابلة للقياس وتأخذ في الاعتبار أهداف أعمالنا ونظام الإدارة بالإضافة إلى رضا العملاء
ج) يتم مراقبتها من أجل الأداء ، ويتم إبلاغها للموظفين وغيرهم حسب الاقتضاء ويتم تحديثها حسب الحاجة
7 الدعم
7.1 الموارد
7.1.1 عام
تضمن إدارتنا توفير التخطيط والتمويل والموارد الكافية لصيانة وتحسين نظام الإدارة والعمليات ، مع مراعاة الموارد الداخلية الحالية وما قد يلزم الحصول عليه من الخارج.
7.1.2 الناس
ستضمن إدارة Cestoil Chemical Inc. توفير عدد كاف ومن الموظفين الأكفاء للتنفيذ الفعال لنظام الإدارة وعملياتنا بالإضافة إلى التزامات الامتثال.
يجب أن يكون موظفونا أو أي موظفين مقدمين من الخارج يؤدون عملا يؤثر على الجودة أو البيئة مؤهلين ، بناء على ما يلي:
أ) التعليم
ب) التدريب
ج) الخبرة
7.1.3 البنية التحتية
لضمان التشغيل القانوني ، وتلبية متطلبات العملاء ، وضمان إنشاء وتنفيذ والتحسين المستمر لنظام الإدارة ، قررت الشركة توفير البنى التحتية التالية:
أ) المبنى والبنية التحتية المرتبطة به: مساحة للإنتاج والمكاتب والتخزين
ب) المعدات ، بما في ذلك الأجهزة والبرمجيات: الكمبيوتر والطابعة والماسح الضوئي والهاتف والفاكس والإنترنت وغيرها من البرامج والمعدات المكتبية ؛ وحدة الإنتاج ، معدات الاختبار
ج) موارد النقل: المعدات والعامل لعمليات الإنتاج والتخزين والموارد اللوجستية المرتبطة بها
د) تكنولوجيا المعلومات: نظام الاتصالات الداخلية والخارجية
7-1-4 بيئة تشغيل العمليات
لضمان جودة المنتج ، يجب مراعاة العوامل البشرية (العوامل الاجتماعية والعوامل النفسية) والعوامل الفيزيائية ومزيجها ، جنبا إلى جنب مع عملية وخصائص العملية ، عند تحديد وتحديد بيئة التشغيل. ومن الأمثلة على ذلك:
أ) العوامل الاجتماعية (مثل عدم التمييز والانسجام والاستقرار وعدم المواجهة)
ب) العوامل النفسية (مثل تخفيف الضغط النفسي ، ومنع التعب المفرط ، وحماية المشاعر الشخصية) ؛
ج) العوامل الفيزيائية (مثل درجة الحرارة والحرارة والرطوبة والإضاءة ودوران الهواء والنظافة والضوضاء وما إلى ذلك).
تتم إدارة العوامل البشرية والعوامل النفسية من قبل قسم الإدارة الشاملة بناء على مفهوم "موجه نحو الناس" ، ويتم التحكم فيه من جوانب تأمين العمل والرعاية الاجتماعية والرعاية والثقافة. يتم التحكم في العوامل المادية من خلال عملية تنفيذ موقع الإنتاج.
7-1-5 رصد الموارد وقياسها
7-1-5-1 وضع وصيانة إجراء مراقبة الرصد والقياس. تحديد متطلبات المراقبة والقياس وتكوين معدات المراقبة والقياس المناسبة.
أ) يقوم قسم مراقبة الجودة بمراقبة وقياس مطابقة المنتج وفقا للمتطلبات المحددة لضمان فعالية أدلة نتائج المراقبة والقياس وفقا للمتطلبات المحددة.
ب) يجب إنشاء حسابات أو جداول معدات المراقبة والقياس لتحديد معدات المراقبة والقياس المطبقة بوضوح.
ج) يجب تحديد إجراء مراقبة المراقبة والقياس لضمان أن تكون أنشطة المراقبة والقياس مجدية ومنفذة بما يتفق مع متطلبات قياس المراقبة.
7-1-5-2 لضمان فعالية القياس، يجب القيام بما يلي:
أ) يجب إرسال المعدات التي تحتاج إلى معايرة وفقا للوائح قبل وقت المعايرة المحدد أو قبل الاستخدام. يجب تسجيل أساس المعايرة وبيانات المعدات التي تمت معايرتها داخل الشركة.
ب) إجراء التعديلات وإعادة التعديلات حسب الضرورة.
ج) يجب أن يكون قادرا على تحديد حالة المعايرة (بما في ذلك تاريخ المعايرة والفترة)
د) منع التعديلات التي قد تبطل القياس.
ه) أثناء المناولة والصيانة والتخزين ، يجب اتخاذ تدابير وقائية لمنع التلف أو عدم المحاذاة.
و) إذا تبين أن المعدات غير متوافقة مع المتطلبات ، يتم تقييم صحة نتائج القياس السابقة وتأكيدها ، ويجب اتخاذ التدابير المناسبة للمعدات والمنتجات المتأثرة.
ز) حفظ سجلات المعايرة والتحقق لمعدات المراقبة والقياس.
ح) يجب تأكيد برنامج المراقبة والقياس قبل الاستخدام الأولي وإعادة تأكيده إذا لزم الأمر.
ط) يجب أن يكون لدى الأفراد الذين يستخدمون معدات المراقبة والقياس القدرة على الاستخدام بشكل صحيح والقيام بالصيانة الروتينية
7-1-6 المعرفة التنظيمية
قسم الإدارة الشاملة مسؤول عن تنظيم الإدارات المختلفة لتحديد والتحقق من صحة وتوفير المعرفة المطلوبة لتشغيل العملية للحصول على المنتجات والخدمات المؤهلة ، والتي قد تشمل على سبيل المثال لا الحصر:
أ) ينشئ كل قسم المعرفة وقاعدة البيانات ذات الصلة وفقا للوظائف ، مثل معايير المنتج ، والمعلومات المقدمة من العملاء أو الموردين الخارجيين ، وحقوق الملكية الفكرية ، وما إلى ذلك.
ب) الدروس المستفادة من عملية تحسين المنتج في قسم الإنتاج والتخلص من المنتجات غير المطابقة في قسم مراقبة الجودة
ج) اكتساب الدروس والخبرات من الإنتاج اليومي والتشغيل
استجابة للاحتياجات المتغيرة واتجاهات التطوير ، يجب على رؤساء الأقسام الاستماع دائما إلى آراء الموظف للمعرفة وجمع البيانات وتحديثها. يمكن أن تكون طريقة التجميع هي الاستحواذ الخارجي ، أو التنزيل عبر الإنترنت ، أو الطلب من الأطراف ذات الصلة أو المنظمات ذات الصلة ، أو المشاركة في التبادلات الأكاديمية الخارجية ، أو الاجتماعات المهنية ، إلخ.
يمكن القيام بذلك أيضا عن طريق تلخيص الخبرة الداخلية ، وإجراء البحوث الفنية ، والمنافسة العمالية ، والتكنولوجيا الجديدة ، وإجراء مراجعة التكنولوجيا الجديدة ، وتحليل الجودة ، وتحليل حالة التعامل مع الحوادث ، والتخلص من المنتجات غير المطابقة.
يمكن تقديم حامل المعرفة من خلال مستندات العملية وتعليمات العمل وإجراءات التشغيل ومواصفات التفتيش وما إلى ذلك.
يمكن تبادل المعلومات من خلال المناقشات والتدريب والتدريب الداخلي والتدريبات وما إلى ذلك. يتم تحديث المعرفة وإعادة مشاركتها من خلال أشياء مثل تغييرات المستندات والمراجعة ومراجعات مشروع التوسع والتحديثات القانونية والتنظيمية وتقييمات الامتثال.
7.2 الكفاءة
ستقوم إدارتنا
أ) تحديد الكفاءة اللازمة للموظفين أو غيرهم ممن يؤدون العمل الذي يؤثر على جودة المنتج أو الخدمة والجوانب البيئية ونظام الإدارة.
ب) التأكد من أنهم مؤهلون بناء على احتياجاتنا للتعليم أو التدريب أو الخبرة أو السمات الشخصية مثل العمل الجماعي والتواصل.
ج) عند الاقتضاء ، توفير التدريب اللازم أو اتخاذ إجراءات بديلة لتحقيق الكفاءة اللازمة ، بما في ذلك تلك المتعلقة بالجوانب البيئية ونظام الإدارة.
د) تقييم فعالية التدريب ه) الاحتفاظ بسجلات التعليم والتدريب والكفاءة.
7.3 التوعية
سيضمن قسم الإدارة الشاملة أن جميع الموظفين أو غيرهم ممن يؤدون العمل نيابة عن الشركة:
أ) على دراية بسياسة نظام إدارة الجودة لشركة Cestoil Chemical Inc. .
ب) يدركون مساهمتهم في فعالية نظام الإدارة وفوائد تحسين أداء الجودة ، وكيف يؤثر عملهم على الجودة ، وكيف يساهمون في تحقيق أهداف الشركة.
ج) يدركون الآثار المترتبة على رداءة الجودة لعدم الامتثال لمتطلبات نظام الإدارة
7.4 التواصل
تحدد الشركة الاتصالات الداخلية والخارجية ذات الصلة بنظام إدارة الجودة ، بما في ذلك:
أ) على ما سيتم توصيله
ب) متى يتم التواصل
ج) مع من تتواصل
د) كيفية التواصل
ه) من يتواصل.
يحدد المدير العام النهج الذي يجب استخدامه عند التواصل داخليا وخارجيا حول نظام الإدارة. ويشمل ذلك إرشادات بشأن ما سيتم إبلاغه، ومتى، ولمن، وإلى أي مستويات ووظائف، وتحت أي ظروف سيحدث ذلك (بما في ذلك التغييرات في نظام الإدارة)؛ كيف سيتم الاتصال والأشخاص المسؤولين عن الاتصال. وذلك لضمان وجود نهج متسق
سيضمن التواصل أن الموظفين أو غيرهم ممن يعملون تحت سيطرتنا يفهمون أهمية وبذل الجهود للتحسين المستمر في عملياتنا
أ) نوع الاجتماع: اجتماع عام ، اجتماع إرسال ، اجتماع تقييم ، اجتماع مقرر ، اجتماع تحليل الجودة ، إلخ.
ب) نوع الوثائق: وثيقة إدارية ، وثيقة إرسال ، تقرير ، مستند تقني ، دقيقة ، إلخ.
7.5 معلومات موثقة
7-5-1 أحكام عامة يجب أن يشمل نظام إدارة الجودة في المنظمة ما يلي:
أ) ISO9001: 2015 متطلبات نظام إدارة الجودة
ب) لضمان فعالية نظام إدارة الجودة ، تحدد الشركة وتخلق المعلومات الموثقة اللازمة
تقوم الشركة بعمل المستندات التالية:
أ) سياسة الإدارة والهدف من الملفات الموثقة
ب) دليل الإدارة
ج) ملفات وسجلات الإجراءات
د) الوثائق والسجلات التشغيلية
7.5.2 إنشاء وتحديث تقوم الشركة بإجراء وتنفيذ عملية مراقبة المستندات ، ويجب التحكم في الجوانب التالية:
أ) التعريف والوصف (مثل العنوان أو التاريخ أو المؤلف أو الرقم المرجعي)
ب) التنسيق (مثل اللغة وإصدار البرنامج والرسومات) والوسائط (مثل الورق والإلكتروني)
ج) المراجعة والموافقة على الملاءمة والكفاية.
7.5.3 التحكم في المعلومات الموثقة
7-5-3-1 تنص الشركة على المحتويات والمتطلبات في عملية مراقبة الوثائق لضمان ما يلي:
أ) أنها متاحة ومناسبة للاستخدام ، أينما ومتى تكون هناك حاجة إليها.
ب) أنها محمية بشكل كاف (على سبيل المثال من فقدان السرية أو الاستخدام غير السليم أو فقدان النزاهة).
7.5.3.2 للتحكم في المعلومات الموثقة، تتناول الشركة الأنشطة التالية، حسب الاقتضاء:
أ) التوزيع والوصول والاسترجاع والاستخدام
ب) التخزين والحفظ ، بما في ذلك الحفاظ على الوضوح ؛
ج) التحكم في التغييرات (مثل التحكم في الإصدار)
د) الاحتفاظ والتصرف.
7-5-3-3 تحدد المعلومات الموثقة ذات المنشأ الخارجي التي تقرر المنظمة أنها ضرورية لتخطيط وتشغيل نظام إدارة الجودة، حسب الاقتضاء، وتخضع للرقابة.
7-5-3-4 ينظم المحتوى وتحديد الهوية والتخزين والحماية والاسترجاع والاحتفاظ والتخلص ويسجل في إجراءات مراقبة الوثائق. يجب أن تكون السجلات والمعلومات والقسائم موحدة ودقيقة وواضحة وكاملة بحيث يتم تحديدها وتفتيشها بسهولة.
8 عملية
8.1 تخطيط العمليات والتحكم فيها
8.1.1 تخطيط عملية توريد المنتج (تخطيط العملية)
يحدد قسم الإنتاج ويخطط لعملية تحقيق المنتج ، ويجب أن يكون التخطيط متسقا مع المتطلبات الأخرى في نظام إدارة الجودة. أن يكون الناتج المخطط موثقا بالنوع المناسب لعمليات الشركة. يجب أن تحدد الوثيقة متطلبات المدخلات والنشاط والمخرجات لكل عملية. ويجب أن تكون المسؤوليات والأذونات وتخصيص الموارد المقابلة ، إذا لزم الأمر ، واضحة:
أ) أهداف جودة المنتج (المؤشرات) والمتطلبات.
ب) متطلبات عمليات تحديد المنتج (بما في ذلك عمليات الاستعانة بمصادر خارجية) والوثائق والموارد.
ج) تحديد أنشطة التحقق والتحقق والمراقبة والقياس والتفتيش والاختبار المطلوبة للمنتج ومعايير القبول للمنتج.
د) سجلات لتحديد وإعداد الأدلة لعملية ومطابقة المنتجات
عندما تتغير عملية الإنتاج (والتي قد تشمل المواد الخام ، وتدفق العملية ، والمعدات ، وخصائص المنتج) ، يجب على قسم الإنتاج مراجعة نتائج التغييرات غير المقصودة والنظر فيها واتخاذ خطوات للتخفيف من الآثار الضارة حسب الضرورة.
8.2 متطلبات العميل للمنتجات والخدمات
بناء على احتياجاتنا المتعلقة بالتواصل مع العملاء لضمان كفاءة العمليات ، يتم إنشاء إجراءات مكتوبة وتنفيذها وصيانتها من قبل قسم المبيعات.
8.2.1 التواصل مع العملاء
8.2.1.1 يكون قسم المبيعات مسؤولا عن التواصل مع العملاء حول القضايا المتعلقة بالأعمال. يجب أن يكون الاتصال:
أ) متعدد المستويات: على سبيل المثال ، التواصل بين المستويات التنفيذية أو أقسام البيع من كل شركة
ب) متعدد القنوات: على سبيل المثال ، التواصل بين مندوبي المبيعات والفنيين والمتخصصين في مراقبة الجودة
ج) تعدد التوقيت: على سبيل المثال ، التواصل قبل وأثناء وبعد البيع
د) متعدد الأساليب: على سبيل المثال ، التواصل مع العملاء عن طريق الزيارة والاتصال وإجراء استبيان.
8.2.1.2 يجب أن يشمل التواصل مع العملاء ما يلي:
أ) توفير المعلومات المتعلقة بالمنتجات والخدمات؛
ب) التعامل مع الاستفسارات أو العقود أو الأوامر ، بما في ذلك التغييرات ؛
ج) الحصول على ملاحظات العملاء المتعلقة بالمنتجات والخدمات ، بما في ذلك شكاوى العملاء والمتطلبات المحددة لإجراءات الطوارئ ، عند الاقتضاء.
د) التعامل مع ممتلكات العملاء أو التحكم فيها
8.2.2 تحديد متطلبات العميل
8.2.2.1 تشير المتطلبات المتعلقة بالمنتج إلى مجموعة كاملة من المتطلبات من متطلبات المنتج إلى إعادة استخدام المنتج.
8.2.2.2 تحدد إدارة المبيعات المتطلبات المتعلقة بالمنتج من المنظورات التالية:
أ) المتطلبات التي يحددها العميل (مثل متطلبات جودة المنتج) ، بما في ذلك متطلبات التسليم وأنشطة ما بعد التسليم (تشمل أنشطة ما بعد التسليم عقد العميل أو أي خدمة ما بعد البيع المحددة في الطلب).
ب) المتطلبات المطلوبة المتعلقة بالاستخدام ، على الرغم من عدم ذكرها صراحة من قبل العميل.
ج) متطلبات القوانين واللوائح المتعلقة بالمنتج ، بما في ذلك:
د) جميع اللوائح المطبقة على شراء المواد أو تخزينها أو مناولتها أو إعادة تدويرها أو التخلص منها أو التخلص منها.
و) أي متطلبات إضافية تحددها الشركة (مثل المتطلبات الإضافية لعوامل مثل رضا العملاء واحتياجات التطوير الخاصة بالشركة وشروطها).
8.2.3 مراجعة متطلبات العميل المتعلقة بالمنتج
8.2.3.1 يجب إجراء مراجعة المتطلبات المتعلقة بالعميل بشكل منفصل قبل مرحلة تقديم العطاءات للمشروع وقبل توقيع العقد.
8-2-3-2 وتشمل متطلبات الاستعراض ما يلي:
أ) تم تحديد متطلبات المنتج (أو تم تحديدها).
ب) تم حل شرط عدم اتساق العقد أو الأمر مع البيان السابق.
ج) الشركة لديها القدرة على تلبية المتطلبات المطلوبة.
8.2.3.3 قد تكون طريقة التقييم اجتماعا أو توقيعا أو مراجعة مباشرة. التنفيذ المحدد (المتعلق بالتحكم في عملية العميل)
8-2-3-4 يجب تسجيل استنتاجات الاستعراض وتدابير التتبع التي أطلقتها المراجعة والحفاظ عليها.
8.2.4 التغييرات في متطلبات العملاء للمنتجات والخدمات عندما تتغير متطلبات المنتج خلال المرحلة المستهدفة أو قبل توقيع العقد ، يجب إرسال معلومات التغيير التي تمت مراجعتها في الوقت المناسب إلى الإدارات والموظفين والموردين المعنيين لضمان تعديل المستندات ذات الصلة وإبلاغ الموظفين المعنيين بطلب التغيير.
8.3 تصميم وتطوير المنتجات والخدمات
هذا لا ينطبق
8.4 التحكم في العمليات المقدمة من الخارج ؛ المنتجات والخدمات
8-4-1 مدى الرقابة وإدارة مقدمي الخدمات
8.4.1.1 يتم تطبيق مراقبة الشراء الخاصة بالشركة بشكل أساسي عند شراء المواد الخام المختلفة ، ولا توجد عملية الاستعانة بمصادر خارجية في عملية الإنتاج.
8-4-1-2 تعتمد طريقة وإجراءات مراقبة المورد على نتيجة المنتج المشترى على عملية تحقيق المنتج وجودة المنتج النهائي.
8.4.1.3 من أجل ضمان تلبية المنتجات المشتراة للمتطلبات ، يجب على إدارة المشتريات اختيار وتقييم وإعادة تقييم قدرة المورد (بما في ذلك المورد الخارجي) على توفير المنتجات وفقا لمتطلبات وإرشادات تقييم المورد ، وتقييم العرض المؤهل. الذين يجتازون التقييم مدرجون في قائمة الموردين المؤهلين.
8-4-1-4 تسجل أي تدابير ضرورية تنشأ عن تقييم المورد وتحفظ هذه التدابير.
8.4.2 نوع ومدى التحكم
8.4.2.1 شراء الشركة للمنتجات ، عادة باستخدام طريقة التحقق من الشراء من قبل قسم مراقبة الجودة.
8-4-2-2 بالنسبة للموردين الذين تكون جودة منتجاتهم ووقت تسليمهم غير مستقرين، يجوز للمشتري أن يتحقق مع الإدارة المختصة قبل الشراء من مصدر المورد، وأن يبين ترتيب التحقق وأكبر قدر من طريقة الإفراج في وثائق الاشتراء.
8-4-2-3 عندما يطلب الزبون من المورد التحقق منه، يجب على المشتري أيضا أن يبين ترتيب التحقق والطريقة التي يفرج بها عن المنتج في وثائق الشراء.
8-4-2-4 لا يمكن استخدام التحقق من مصدر المورد كدليل على المنتج المؤهل للمورد.
8.4.3 معلومات الشراء
8-4-3-1 تحدد وثائق الاشتراء الاسم والمواصفات والكمية وتاريخ التسليم ومتطلبات الجودة واسم المورد وما إلى ذلك، وإذا لزم الأمر، متطلبات الموافقة على المنتج والإجراءات والمعدات ومؤهلات الموظفين المقدمين. ومتطلبات نظام إدارة الجودة للمورد.
8.4.3.2 إدارة المشتريات مسؤولة عن تنفيذ المشتريات والتأكد من أن جميع متطلبات الشراء كافية ومناسبة قبل التواصل مع المورد.
8-4-3-3 تراقب إدارة المشتريات أداء الموردين الخارجيين على أساس يومي، مثل معدل الموافقة، ومعدل التسليم في الوقت المناسب، وتوقيت تصحيح المشاكل، كدليل على التقييم السنوي للمورد.
8.4.4 التأثير على الأطراف ذات الصلة
8.4.4.1 تقوم إدارة المشتريات بإجراء تقييم لعوامل الصحة والسلامة المهنية البيئية اللازمة في تقييم / إعادة تقييم المورد لتحديد طريقة ومدى تأثير المورد والأطراف الأخرى ذات الصلة على الصحة والسلامة المهنية البيئية للشركة.
8-4-4-2 تقوم إدارة المشتريات، وفقا لنتائج التقييم، بممارسة التأثير اللازم على المورد الذي قد يؤثر على الصحة والسلامة المهنية للبيئة وفقا للمتطلبات الإجرائية، وإعطاء الرقابة المناسبة.
8.4.4.3 يجب على الأطراف ذات الصلة التي لا تفي بالمتطلبات اتخاذ تدابير للقضاء على أو تقليل مخاطر الصحة والسلامة المهنية البيئية التي تتعرض لها الشركة وضمان الامتثال للمعايير التنظيمية.
8.5 الإنتاج وتقديم الخدمات
8.5.1 التحكم في الإنتاج وتقديم الخدمات - نظرة عامة
8.5.1.1 تضع الشركة وتحافظ على "إجراءات التحكم في خطة الإنتاج" و "إجراءات إدارة التحكم في عملية الإنتاج". الإدارة الفنية مسؤولة عن التحكم في عملية الإنتاج ، وإدارة الإنتاج مسؤولة عن إدارة عملية الإنتاج ، وإدارة المبيعات مسؤولة عن الاتصال بعد التسليم والتسليم.
8-5-1-2 تضمن كل إدارة وظيفية أن أنشطة الإنتاج والخدمات في الشركة تعمل في ظل ظروف خاضعة للرقابة من الجوانب التالية:
أ) توفير المواصفات الفنية للمشغلين الميدانيين.
ب) إعداد مستندات العملية وتعليمات العمل في الوظائف المطلوبة. النظر في تطبيق تكنولوجيا الوقاية في عملية تخطيط العملية واتخاذ تدابير لمنع الخطأ البشري.
ج) استخدام وصيانة معدات الإنتاج والمراقبة والقياس المناسبة.
د) مراقبة عمليات أو معدات الإنتاج والخدمات الهامة.
ه) تحليل نتائج المراقبة والقياس وإجراء التحسينات على الفور.
و) الإفراج عن المنتجات وتسليمها كما هو مطلوب ، وتقديم خدمات المتابعة اللازمة على الفور
8.5.1.3 تأكيد العملية
8.5.1.3.1 يجب على الشركة تأكيد العملية الخاصة في الإنتاج والخدمة. مبدأ التأكيد هو:
أ) عندما يتعذر التحقق من نتائج العملية من خلال قياسات المراقبة اللاحقة.
ب) عملية المشكلة بعد تسليم المنتج.
8.5.1.3.2 وفقا لتحليل L art ، فإن هدرجة وإزالة الكبريت وبلمرة عملية الإنتاج للشركة هي عمليات تحتاج إلى تأكيد.
أ) تحديد واعتماد المبادئ التوجيهية لعملية الإنتاج.
ب) تأهيل معدات الإنتاج والموظفين لهذه العمليات.
ج) التشغيل والتسجيل بما يتفق بدقة مع العملية المحددة.
د) إذا تم تغيير العملية والمعدات والموظفين ، فيجب إعادة تأكيد العملية المذكورة أعلاه.
8.5.2 تحديد الهوية وإمكانية التتبع
8.5.2.1 تضع الشركة وتحافظ على "إجراءات مراقبة وضع العلامات والتتبع" ، ويقوم كل قسم بتنفيذ العمليات وفقا للإجراءات.
8.5.2.2 يجب على قسم الإنتاج / قسم المستودع تنظيم وتحديد متطلبات تحديد المنتج في العملية الكاملة لتحقيق المنتج ، وتحديد طرق التعريف المناسبة (مثل الإدراج ، والتقسيم ، والسجلات المصاحبة ، وما إلى ذلك) ، يتم تنفيذ الإدارات ذات الصلة كما هو مطلوب لتحديد المنتجات
8.5.2.3 تحدد إدارة مراقبة الجودة حالة الفحص (بما في ذلك التأهيل ، وعدم المطابقة ، والتفتيش ، وما إلى ذلك) للمنتج المحدد بالطريقة المناسبة (مثل الإدراج ، والسجل المصاحب ، وما إلى ذلك) لمتطلبات القياس والمراقبة للمنتج ، ويجب على المفتش تنفيذها على النحو المطلوب.
8.5.2.4 ينظم قسم الإنتاج التحليل ويحدد متطلبات تتبع المنتج للشركة نفسها ، والعملاء ، واللوائح ، والمعايير ، وما إلى ذلك ، ويجب على الإدارات ذات الصلة التحكم في التعريف الفريد للمنتجات وتسجيله في عملية تحقيق المنتج وفقا للوائح لضمان متطلبات التتبع اللازمة.
8-5-2-5 تحديد وتحديد المتطلبات ذات الصلة ورسائل التذكير ذات الصلة مثل البيئة، والصحة والسلامة المهنيتين، وإنتاج السلامة، والمسؤولية الاجتماعية، ومكافحة الإرهاب.
8.5.3 الممتلكات الخاصة بالعملاء والموردين
8.5.3.1 تشمل ملكية العميل بشكل أساسي الملكية الفكرية للعميل (مثل المتطلبات الفنية للعميل ومواقع التطبيقات وما إلى ذلك) والأدوات التي يوفرها العميل للتحقق من مطابقة المنتج ، إلخ.
8.5.3.2 تشمل ممتلكات المورد الخارجي بشكل أساسي تغليف المورد ، والذي يتم إعادة تدويره من قبل قسم المشتريات وفقا لاتفاق الطرفين.
8.5.3.3 إذا كانت هناك مواصفات فنية يقدمها العميل ، يجب على قسم المبيعات نقل قسم الإنتاج للتحكم كمستند أجنبي ، والرجوع إلى "إجراء مراقبة المستندات" للحصول على التفاصيل.
8.5.3.4 عندما يتبين أن الممتلكات المقدمة من العميل أو مورد خارجي مفقودة أو تالفة أو غير قابلة للتطبيق بطريقة أخرى ، يجب على الإدارة المقابلة تسجيلها ويتم الاتصال بقسم المبيعات / قسم المشتريات الذي يغذي النظير والتفاوض عليه من قبل قسم إدارة النظير.
8.5.4 الحفاظ على المنتج
8.5.4.1 كل وحدة إنتاج ومستودع مسؤولة عن الإدارة المركزية لحماية المنتج (بما في ذلك المستودع وموقع الإنتاج وعملية التسليم) للقسم.
8.5.4.2 تحديد المنتجات وفقا لأحكام إجراءات مراقبة وضع العلامات والتتبع لمنع الالتباس وسوء الاستخدام.
8-5-4-3 تشمل أهداف حماية المنتج المنتجات المشتراة والمنتجات شبه المصنعة والمنتجات النهائية.
8.5.4.4 يجب تنفيذ متطلبات حماية المنتج بالكامل عن طريق وضع علامات على المنتجات ومناولتها وتعبئتها وتخزينها وحمايتها وفقا للوائح في المراحل المقابلة.
8.5.5 أنشطة ما بعد التسليم قسم المبيعات مسؤول عن تحديد نطاق ومدى الأنشطة بعد تسليم المنتج ، والأحكام المقابلة في العقد ، بما في ذلك
أ) المتطلبات القانونية والتنظيمية
ب) العواقب المحتملة غير المرغوب فيها المرتبطة بالمنتج
ج) طبيعة المنتج واستخدامه ومتوسط العمر المتوقع له
د) متطلبات العملاء
ه) ملاحظات العملاء
قسم المبيعات مسؤول عن تنظيم التنفيذ والتحقق والإبلاغ عن أنشطة وضمانات ما بعد التسليم
أ) التأكد من أن الوثائق الفنية التي يتم تسليمها يتم التحكم فيها وتحديثها
ب) توفير الدعم الفني والموارد الكافية لأنشطة ما بعد التسليم ، وتعيين الموظفين الفنيين لاستخدام التوجيه في الموقع عند الحاجة
ج) جمع وتحليل المعلومات في التسليم
د) عند اكتشاف المشاكل بعد التسليم ، ينبغي اتخاذ التدابير المناسبة (بما في ذلك التحقيق والمعالجة والإبلاغ)
ملاحظة: قد تتضمن أنشطة ما بعد التسليم الأنشطة ذات الصلة على النحو المحدد في شروط الضمان ، مثل الإرشادات الفنية التعاقدية ، وإعادة التدوير أو التخلص النهائي من الخدمات الإضافية.
8-5-6 مراقبة التغييرات في الإنتاج أو تقديم الخدمات
عندما تتغير العملية ، يكون قسم الإنتاج مسؤولا عن تنظيم مراجعة التغييرات والتحكم فيها لضمان الامتثال المستقر.
قسم الإنتاج مسؤول عن الاحتفاظ بالسجلات والمعلومات حول التغييرات التي تطرأ على عملية تصميم العملية ، بما في ذلك أولئك الذين يغيرون نتائج المراجعة ، والمصرح لهم بإجراء التغييرات ، والإجراءات اللازمة التي يجب اتخاذها وفقا للمراجعة.
8.6 إصدار المنتجات والخدمات
8.6.1 يجب على إدارة مراقبة الجودة إنشاء وصيانة "إجراءات مراقبة المراقبة والقياس" وتكون مسؤولة عن مراقبة وقياس فحص المواد الخام وفحص العملية وفحص شحنة المنتج النهائي للتحقق من تلبية متطلبات المنتج.
8.6.2 في مرحلة تخطيط تحقيق المنتج ، يجب على إدارة مراقبة الجودة وضع أحكام مفصلة لفحص كل مرحلة ، وتجميع وثائق عملية التفتيش المقابلة ، وتوضيح نقاط التفتيش ، وعناصر التفتيش ، والتكرار ، ووسائل التفتيش وقواعد التفتيش.
8-6-3 ينجز المفتشون على جميع المستويات أعمال التفتيش في المرحلة المقابلة وفقا لمتطلبات وثائق عملية التفتيش.
8-6-4 تسجل نتائج التفتيش وتحفظ سجلات التفتيش. يجب أن يكون سجل التفتيش:
أ) الإشارة بوضوح إلى ما إذا كان المنتج يفي بمتطلبات معايير القبول (الأنماط والمواصفات والمعايير وما إلى ذلك)
(ب) ينبغي للأشخاص الذين يحق لهم الإفراج أن يوقعوا أو يضعوا أختامهم
ج) قد يتم تحرير المنتج (بما في ذلك تسليمه) بعد الانتهاء من جميع عمليات الفحص وتلبية نتائج الفحص للمتطلبات. في ظروف خاصة ، يجب الموافقة على امتياز المنتج المؤهل من قبل موظفي الشركة المعتمدين ، وإذا لزم الأمر ، يلزم الحصول على موافقة العميل
8.7 التحكم في حالات عدم المطابقة
8.7.1 يجب على إدارة مراقبة الجودة إنشاء وصيانة "إجراءات مراقبة المنتجات غير المطابقة" لمنع الاستخدام غير المقصود أو تسليم المنتجات غير المطابقة. عادة ما يتم التعامل مع التخلص من المنتج غير المطابق بواحدة أو أكثر من الطرق التالية:
أ) التصحيح (مثل إعادة العمل) ، وبعد التصحيح يجب تكراره للتحقق من أنه يفي بالمتطلبات
ب) الحجر الصحي أو الحد من أو إرجاع أو تعليق استخدام المنتجات والخدمات
ج) إبلاغ العميل
د) الحصول على إذن للحصول على امتيازات
8-7-2 بعد التخلص من المنتج غير المطابق، من الضروري ترك سجل يتضمن وصف عدم المطابقة (الاسم، مواصفات الطراز، الكمية، الطبيعة غير المطابقة)، التدابير المتخذة، الامتيازات التي تم الحصول عليها، والإذن بالتخلص منه.
9 تقييم الأداء
9-1 الرصد والقياس والتحليل والتقييم
9.1.1 عام
تخطط الشركة وتحدد تنفيذ عمليات المراقبة والقياس التالية:
| كائن | طريقة الاختبار والتقييم الرئيسية | مرجع | قسم |
|---|---|---|---|
| خصائص المنتج | اختبار المنتج | مراقبة وقياس عملية التحكم | قسم مراقبة الجودة |
| خصائص العملية | مراقبة عملية الإنتاج | عملية مراقبة الإنتاج | قسم الإنتاج |
| فعالية النظام | تقييم رضا العملاء | 9.1.2 رضا العملاء | قسم المبيعات |
| توافق النظام | المراجعة الداخلية للحسابات | عملية الرقابة على التدقيق الداخلي | ممثل |
| قابلية تطبيق النظام وكفايته | استعراض الإدارة | عملية التقييم الإداري | ممثل |
9.1.2 رضا العملاء
يجب أن يكون قسم المبيعات مسؤولا عن جمع ومراقبة رضا العملاء كقياس لإدارة مراقبة الجودة.
يجب على قسم المبيعات الحصول على المعلومات المتعلقة برضا العملاء من خلال التواصل مع العملاء.
يتضمن ذلك معلومات حول ملاحظات رضا العملاء حول المنتجات والخدمات المقدمة ، والطلب على المبيعات ، وطلب السوق والتغيرات في عدد الطلبات.
تشمل طرق الحصول على المعلومات البريد الإلكتروني والمؤتمرات الهاتفية والفاكس واستطلاعات العملاء عبر الإنترنت والزيارة والاجتماع مع العملاء وتقديم الخدمات في الموقع.
من خلال تحليل وتلخيص المعلومات التي تم جمعها باستخدام التقنيات الإحصائية ، مثل مخطط باريتو ، ومخطط السبب والنتيجة ، والمخطط الدائري وحساب النسبة المئوية ، فإننا نضع خطة تحسين المشروع ، ونعالج مسؤولية القسم المحددة ونجعل تقرير رضا العملاء.
يجب على قسم المبيعات تحليل المعلومات ومناقشة السبب والإجراءات التصحيحية والوقائية مع الإدارة الإنتاجية وقسم مراقبة الجودة.
يجب على أقسام المبيعات اتخاذ الإجراءات التصحيحية وفقا لملاحظات العملاء والإبلاغ عن التغييرات ونتائج الإجراء للعملاء في الوقت المناسب.
ملاحظة: يمكن أن تشمل أمثلة مراقبة تصورات العملاء استطلاعات العملاء ، وتعليقات العملاء على المنتجات والخدمات المقدمة ، والاجتماعات مع العملاء ، وتحليل حصة السوق ، والمجاملات ، ونظام إدارة الضمان ، وتقارير الوكلاء.
9-1-3 التحليل والتقييم
يتم تحليل البيانات التي تم جمعها من مجموعة من الأنشطة لاستخراج المعلومات منها بحيث يمكن اتخاذ القرارات بناء على الحقائق. يمكن تقييمه لتحديد ما إذا كانت النتائج مقبولة وما إذا كان يجب اتخاذ إجراء أم لا. ستسمح لنا النتائج بتقييم:
أ) مطابقة المنتجات والخدمات للمتطلبات
ب) درجة رضا عملائنا
ج) أداء وفعالية نظام الإدارة والحاجة إلى إدخال تحسينات عليه.
د) إذا تم تنفيذ التخطيط بشكل فعال
ه) فعالية الإجراءات المتخذة لمعالجة المخاطر والفرص
و) أداء مقدمي الخدمات الخارجيين أو السلع والخدمات.
9.2 المراجعة الداخلية للحسابات
9.2.1 تواتر التدقيق الداخلي وهدفه
تجري الشركة تدقيقا داخليا مرة واحدة على الأقل في السنة لتحديد المشكلات على الفور واتخاذ الإجراءات التصحيحية لضمان الجودة والبيئة صحية وآمنة. حدد أيضا:
أ) ما إذا كان يفي بمتطلبات الجودة والصحة والسلامة المهنية البيئية التي تحددها الشركة
ب) ما إذا كان يفي بمتطلبات نظام الإدارة
ه) هل يتم تنفيذه وصيانته بشكل فعال
9.2.2 ممثل الإدارة مسؤول عن:
أ) تخطيط وتطوير وتنفيذ والحفاظ على خطة التدقيق بناء على أهمية العملية والتغييرات التي طرأت على المنظمة ونتائج التدقيق السابقة. تتضمن خطة التدقيق التكرار والطريقة والمسؤوليات ومتطلبات التخطيط والتقارير
ب) إعداد خطة تدقيق تحدد معايير التدقيق ونطاق التدقيق الداخلي
ج) اختيار مدقق للتأكد من أن عملية التدقيق موضوعية وعادلة
د) التأكد من أن الإدارات الإدارية ذات الصلة تتلقى تقارير نتائج التدقيق
ه) اتخاذ الإجراءات التصحيحية والتصحيحية المناسبة على الفور
و) الاحتفاظ بالسجلات والمعلومات والقسائم كدليل على تنفيذ خطة التدقيق ونتائج التدقيق.
ملاحظة: للحصول على أدلة ذات صلة، راجع ISO19011
9.2.3 مراجعة الخطة
كل عام يقوم ممثل الإدارة بتطوير خطة التدقيق الداخلي. تتضمن الخطة: نطاق المراجعة وتكرارها وطريقتها ، وموافقة المدير العام ، ومتزامنة
إذا طلب القسم أو كان لديه مشكلة كبيرة في الجودة أو شكوى مستمرة من العملاء ، فقد ينظم القسم مراجعة خاصة غير مخطط لها على الفور.
9-2-4 تنفيذ مراجعة الحسابات
يتم إجراء عمليات التدقيق الداخلي من قبل موظفين مؤهلين.
لا يمكن لمراجع الحسابات مراجعة عمله أو عملها وضمان موضوعية ونزاهة عملية التدقيق ؛ يقوم قائد فريق التدقيق بإعداد خطة تنفيذ التدقيق ، وتنظيم تنفيذ التدقيق الداخلي وفقا لإجراءات التدقيق ، وإعداد "قائمة المراجعة" للتدقيق في الموقع ، والتوصل إلى نتيجة التدقيق. تقديم تقرير تدقيق إلى ممثل الإدارة والمدير العام للمراجعة.
9.2.5 إدارة تتبع التدقيق
يقوم القسم المسؤول بتحليل أسباب عدم المطابقة ، وصياغة خطط العمل التصحيحية وتنفيذها ؛
يتم تتبع نتائج تصحيح حالات عدم المطابقة والتحقق منها من قبل إدارة الإدارة الشاملة ؛
يعد ممثل الإدارة تقريرا تحليليا سنويا شاملا للتدقيق الداخلي ، ويقدم تقاريره إلى المدير العام ، ويعمل كمدخل لمراجعة الإدارة.
يجب الاحتفاظ بسجلات التدقيق الداخلي. يجب التأكد من أن المدققين الداخليين لديهم القدرات المناسبة.
9.3 مراجعة الإدارة
9.3.1 عام
تقوم الإدارة بمراجعة نظام الإدارة مرة واحدة على الأقل كل اثني عشر شهرا. الغرض من المراجعة هو:
أ) لضمان استمرار ملاءمتها وكفايتها وفعاليتها وأنها تتماشى وتدعم توجهنا الاستراتيجي
ب) تقييم فرص التحسين؛
ج) تقييم الحاجة إلى تغييرات في نظام الإدارة بما في ذلك السياسة والأهداف.
9-3-2 مدخلات الاستعراض الإداري يراعى عند تخطيط وتنفيذ الاستعراض الإداري ما يلي:
أ) حالة الإجراءات من مراجعات الإدارة السابقة
ب) التغييرات في القضايا الخارجية والداخلية ذات الصلة بنظام إدارة الجودة
(ج) معلومات عن أداء وفعالية نظام إدارة الجودة، بما في ذلك الاتجاهات في:
1) رضا العملاء وردود الفعل من الأطراف المعنية ذات الصلة
2) مدى تحقيق أهداف الجودة
3) أداء العملية ومطابقة المنتجات والخدمات
4) عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية
5) نتائج المراقبة والقياس
6) نتائج التدقيق
7) أداء مقدمي الخدمات الخارجيين
د) كفاية الموارد
ه) فعالية الإجراءات المتخذة لمعالجة المخاطر والفرص
و) فرص التحسين.
9-3-3 نواتج الاستعراض الإداري
تتضمن محاضر اجتماعات المراجعة الإدارية التفاصيل والإجراءات المتعلقة بما يلي:
أ) تحسين نظام الإدارة أو عملياتنا التجارية
ب) الحاجة إلى تغييرات في نظام الإدارة
ج) الاحتياجات من الموارد
10 تحسين
10.1 عام
تسعى إدارة شركة Cestoil Chemical Inc. إلى التحسين المستمر لنظام الإدارة بالإضافة إلى اتخاذ إجراءات لتلبية متطلبات العملاء وتحسين رضا العملاء وتحسين الأداء البيئي
يمكن أن تشمل الإجراءات المتخذة ما يلي:
أ) تحسين المنتجات والخدمات والأداء البيئي وكذلك تحديد الاحتياجات والتوقعات المستقبلية
(ب) تصحيح الآثار غير المرغوب فيها أو منعها أو الحد منها
ج) تحسين نظام الإدارة
10.2 عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية
10.2.1 عند حدوث عدم مطابقة للجودة أو البيئة أو تلقي شكوى ، تضمن الإدارة ذلك
أ) اتخاذ إجراءات للسيطرة على المشكلة وتصحيحها و
ب) اتخاذ خطوات للتعامل مع أي عواقب
ج) سيتم النظر في الحاجة إلى مزيد من الإجراءات للقضاء على السبب (الأسباب) لمنع تكرارها. سيكون هذا مناسبا لتأثير عدم المطابقة الذي تمت مواجهته وسيستند إلى طبيعة عدم المطابقة ونطاقها وشدتها. لن تتطلب جميع حالات عدم المطابقة إجراء تصحيحيا
د) الإدارة مسؤولة عن ضمان مراجعة عدم المطابقة والمعلومات ذات الصلة بتفاصيل كافية لتحديد الأسباب الجذرية أو الفعلية ، وإذا تقرر ذلك ، لتطوير وتنفيذ أي إجراء تصحيحي. كما سينظرون ويحققون فيما إذا كانت هناك حالات عدم امتثال مماثلة أو يمكن أن تحدث في مكان آخر.
يتم اعتماد الحلول الموصى بها وتنفيذها على أساس تحقيق حل فعال من حيث التكلفة وفعال وملائم وفي الوقت المناسب.
لن يتم إغلاق الإجراءات التصحيحية والوقائية من قبل المدير المسؤول حتى يتم التحقق من فعالية الحل على أنه فعال ويتم إجراء أي تغييرات مطلوبة على نظام الإدارة وتنفيذها. قد يستغرق التحقق من الفعالية هذا بعض الوقت بناء على نوع عدم المطابقة والظروف ذات الصلة.
10.3 التحسين المستمر
سيقوم المدير العام بالتحقيق في الفرص المتاحة لتحسين ملاءمة وكفاية وفعالية نظام الإدارة بناء على نتائج تحليل وتقييم أنشطة المراقبة ومراجعات الإدارة.
